Un nouveau corpus à verser !
Il vous faut réunir les services producteurs, les services versants et les services d’archives. Au programme des discussions : les contenus, leurs métadonnées, le contexte de production, la volumétrie et la régularité des versements à prévoir. Avec MoVA, Atol CD prévoit un certain nombre d’ateliers pour vous accompagner dans votre cheminement. Nous vous épaulons pour réunir les différents acteurs, élaborer des scénarios et mettre en place celui qui vous correspond le mieux.
Nous partageons avec les 4 P quelques clés méthodologiques. Nous aurons l’occasion d’explorer certains de ces points dans d’autres billets et au cours de nos ateliers ensemble. D’ici-là, n’hésitez pas à utiliser notre salière pour aromatiser vos réflexions !
| Services producteurs & versants | Services d’archives | |
| Profil d’archivage | Il décrit le corpus à verser : documents et métadonnées associées. |
Il automatise un certain nombre de contrôles des versements. |
| Le profil se base sur le tableau de gestion des archives. Ce dernier délimite le périmètre du corpus à verser, en analysant le contexte juridique et réglementaire auquel il est associé. La définition du profil d’archivage reste une des premières étapes car elle structure la suite du projet. Elle dépasse le seul contexte et permet de s’intéresser aux applications d’origine ainsi qu’aux formats des fichiers et des données à verser pour en assurer une pérennité optimale. | ||
| Plan de classement d’origine |
Il positionne le point de départ de la sélection des contenus à verser. | Il peut être (en partie) conservé dans la structuration des objets du profil. |
| Le plan de classement permet d’organiser en GED un corpus en fonction des problématiques métier des services producteurs et versants, notamment en matière de cycle de vie et de gestion des droits. Il peut aussi prendre en compte le contexte archivistique et s’organiser en fonction des durées de conservation et du sort final des contenus. Le SEDA offre plusieurs possibilités aux archivistes pour conserver, dans le SAE, la mémoire de l’organisation d’origine des contenus. | ||
| Propriétés Alfresco | Elles identifient les contenus à verser et les accompagnent vers le SAE. | Elles sont la matière première pour peupler les métadonnées du SEDA. |
| La GED reste inégalement riche en métadonnées. Dans certains cas, elle distingue une typologie fine de contenus et dispose des traces de tout leur cycle de vie: création dans une application métier, étapes de validation, signature… Dans d’autres cas, moins d’informations sont disponibles. MoVA s’adapte à ces différents cas de figure et vous permet de combiner plusieurs métadonnées issues de la GED ou d’en générer sur la base d’informations disponibles. | ||
| Périodicité | Son paramétrage permet un déclenchement automatique des versements. | Elle est à définir en fonction de l’organisation du contrôle scientifique et technique. |
| Le cycle de vie des contenus varie considérablement d’un corpus à un autre. Il en va de même pour la volumétrie. La définition de la périodicité d’archivage avec MoVA vise à trouver un équilibre entre : – Le caractère engageant des contenus et la fin de leur usage courant pour envisager, au plus tôt, l’archivage et le transfert de responsabilité associé, – Les possibilités de constituer une/des entité(s) intellectuelle(s) correspondant à un profil pour verser, – Le volume de contenus à archiver et les capacités de traitement des versements du service d’archives. La périodicité sera définie pour le flux à venir. Elle n’exclut pas un dispositif temporaire pour une reprise de fonds. |
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