Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures aux collectivités de façon dématérialisée, en utilisant la plateforme Chorus Pro. Le champ des entreprises concernées va s’étendre progressivement jusqu’en 2020. Les échanges de factures entre collectivités doivent également transiter par Chorus Pro.
Pour les collectivités, l’enjeu est de récupérer ces factures déposées sur Chorus Pro et de les intégrer dans leur système d’information afin de pouvoir les traiter. Et cela, de façon la plus automatisée possible, et bien sûr, toujours sous forme dématérialisées.
Pour répondre à ce besoin, Atol CD a développé un connecteur permettant de récupérer les factures déposées par les fournisseurs sur Chorus Pro pour les intégrer automatiquement dans la GED Alfresco. Utilisé avec le module Service fait, ce connecteur permet en plus de mettre à jour le statut des factures dans Chorus Pro.
Pour mettre en oeuvre ce connecteur, nous avons utilisé les webservices mis à disposition par la plateforme Chorus Pro.
Les échanges entre les applications sont les suivants :
1. Une tâche planifiée (par défaut deux fois par jour) déclenche un appel au webservice qui récupère la liste des factures disponibles. Ces factures sont téléchargées dans Alfresco avec leur flux pivot (fichier XML qui contient toutes les informations liées à la facture).
2. Les métadonnées de la facture sont complétées à partir du flux pivot et un circuit de service fait démarre sur la facture.
3. Une fois le service fait certifié dans la GED, Alfresco envoie une mise à jour de l’état de la facture : le statut de la facture passe à Service fait dans Chorus Pro.
4. La facture est associée à la liquidation dans la gestion financière.
4.b. Certaines gestions financière renvoient à la GED des informations sur leur traitement de la facture. Dans ce cas, Alfresco peut envoyer une mise à jour de l’état de la facture dans Chorus Pro : la facture passe au statut mandaté.
5. La facture est transmise à la paierie qui se charge ensuite d’informer Chorus Pro que la facture est payée.
Grâce au connecteur avec Chorus Pro, il est possible d’ajouter un flux d’entrée supplémentaire pour les factures dans le module Service fait. Les deux modules ont été pensés pour fonctionner ensemble. Mais ils peuvent aussi fonctionner indépendamment, si d’autres applications de la collectivité couvrent déjà une partie des besoins.
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