En mai 2017 paraissait le Décret n° 2017-779 relatif à l’accès sous forme électronique aux données essentielles des conventions de subvention. Il concerne les collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants et leurs établissements publics. Il y est prévu que les données essentielles sont « mises à la disposition du public gratuitement, en consultation ou en téléchargement, sur le site internet de l’autorité ou de l’organisme attribuant la subvention, au plus tard trois mois à compter de la date de signature de la convention« .
Il manquait une information importante : la liste exacte de ces données essentielles puisqu’il était seulement indiqué : « Les données essentielles sont mises à disposition dans des conditions fixées par arrêté du Premier ministre« . Nous disposons de tous les éléments depuis la publication au journal officiel, de l’Arrêté du 17 novembre 2017 relatif aux conditions de mises à disposition des données essentielles des conventions de subvention.
Comment s’y prendre pour une collectivité à court terme pour mettre à disposition les données essentielles :
- Publier des fiches ou une liste structurée sur le site de la collectivité.
- Plus simplement, passer par Etalab. En effet, l’autorité ou l’organisme attribuant la subvention n’est pas tenu de publier sur son propre site, si elle adresse dans le même délai, les données essentielles à l’autorité compétente pour leur publication sur le portail unique interministériel destiné à rassembler et à mettre à disposition librement l’ensemble des informations publiques. Dès lors, elle met à disposition du public, sur son site internet, un lien vers les données ainsi publiées.
A moyen terme, des solutions de gestion existent en GED pour capitaliser et restituer les données de manière structurées :
- Ajout d’un modèle spécifique de données « Subventions » dans une GED,
- Peuplement les informations à la main ou via un mapping de données issues d’une application métier (souvent la gestion financière),
- Développement d’une interface de publication/interrogation sur le site internet de la collectivité.
Grâce à une GED transversale, les données essentielles des subventions peuvent être associées à un corpus documentaire riche et varié, géré tout au long de son cycle de vie (de la création numérique à l’archivage patrimonial) :
- Lien avec la Délibération de référence de la subvention (Gestion dématérialisée des Actes réglementaires),
- Ajout aux autres pièces justificatives utiles au versement de la subvention (Service-fait, Gestion des PJ du PESV2),
- Capitalisation complète du dossier d’instruction de la subvention,
- Versement aux archives les documents et les données d’un processus dans sa globalité et pas seulement d’un flux.
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