Voici plusieurs mois que toute la galaxie GED et Archives s’affole de l’allongement potentiel des durées de conservations de certains documents des marchés publics à la suite de la publication de la Loi n° 2017-242 du 27 février 2017 portant réforme de la prescription en matière pénale. Cette dernière fait passer le délais de prescription du faux en écriture publique de 10 à 20 ans. Ainsi, les pièces justificatives des comptes détenues par les ordonnateurs, des dossiers de marchés publics et des procès-verbaux des commissions d’attribution et d’appel d’offres pouvaient être concernés.

Doubler certaines durées de conservation amène un lot de contraintes et un coût importants et il était légitime de se poser la question de l’investissement au regard des risques.

C’est aujourd’hui l’heure du retour en arrière, après une consultation de toutes les parties :  

– La direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie et des Finances,

– La direction des affaires criminelles et des grâces du ministère de la Justice.

Une note d’information du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) datant du 31 janvier 2018 relative à la durée d’utilité administrative des pièces justificatives des comptes et des dossiers de marchés publics en apporte les conclusions. Hervé LEMOINE, le directeur chargé des Archives de France, y précise que le doublement de la durée d’utilité administrative (DUA) “ne saurait être uniquement et automatiquement fondée sur les seuls délais de prescription pénale”  et “engendrerait […] des coûts disproportionnés au regard des bénéfices attendus” ; et de conclure “En conséquence, je vous demande d’appliquer, pour donner votre accord à l’élimination de ces documents, les DUA en vigueur (10 ans).« 

En résumé, on revient donc ou plutôt on reste à :

• 5 ans pour les fournitures et les services,
• 10 ans pour les travaux,
• 5 ans pour les offres non retenues.

Accès aux principaux textes de référence

• Loi n° 2017-242 du 27 février 2017 portant réforme de la prescription en matière pénale, parue au Journal Officiel le 28 février 2017.
• Circulaire du 30 décembre 1998 relative à la procédure de passation des marchés publics : durée de conservation des dossiers présentés par les entreprises soumissionnaires qui n’ont pas été retenues , parue au Journal Officiel le 31 décembre 1998.
• Note d’information DGP/SIAF/2018/003 relative à la durée d’utilité administrative des pièces justificatives des comptes et des dossiers de marchés publics.
• Mesures de simplification MICC1719763C – DGP/SIAF/2017/002 relatives à la conservation des pièces comptables et pièces justificatives des comptes par l’ordonnateur dans les collectivités territoriales, leurs groupements, leurs établissements et les établissements publics de santé
• Instruction DPACI/RES/2009/018 relative aux archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
• Instruction n°DAF/DPACI/RES/2008/008 relative à la durée d’utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.