Le SIAF (Service interministériel des Archives de France) a mis en ligne fin août les détails de l’appel à projet ANET 2021-2022. Pour rappel, il vise à soutenir des démarches liées à l’archivage numérique. Il est ouvert aux collectivités territoriales, aux groupements de collectivités territoriales, aux établissements publics locaux ou de santé et aux structures publiques porteuses de mutualisation.

Atol CD a été sollicité plusieurs fois par des porteurs de projets pour proposer un accompagnement méthodologique ou technique. Ainsi nous ne manquerons pas de consulter les détails du dossier de candidature proposé chaque automne. Pour cette édition, le SIAF souhaite notamment favoriser :

  • des projets orientés sur la mutualisation. Il peut s’agir d’une réflexion commune sur un même flux, de la constitution de référentiels communs…
  • des projets jugés pilotes pour l’ensemble du réseau des Archives de France. Sont par exemple souhaités des initiatives portant sur la collecte d’archives sur lesquelles peu de services se sont penchés actuellement (ex : dossiers d’aide sociale à l’enfance, dossier patient). 

Nous le rappelions dans notre article La préparation des contenus en amont des versements, les corpus mixtes (papier et numérique) ou issus de plusieurs applications d’origine restent trop souvent archivés de manière morcelée ou délaissés car jugés comme trop complexes à archiver. Notre approche GED nous amène à penser la préparation des versements via la constitution d’un ensemble intellectuel cohérent, composé de l’ensemble des documents d’un processus relevant de l’archivage. Nos consultants accompagnent dans cette voie, à la fois les métiers, les DSI et les archivistes. Notre approche est à la fois structurée et simple. Nous l’avons notamment illustrée avec le corpus Marchés public lors d’un webinar au printemps dernier.

D’un point de vue méthodologique, nous accordons une importance toute particulière à l’identification et à la prise en compte des différentes sources de données et de documents. Nous nous attachons ensuite à apporter une structuration qui puisse à la fois simplifier et fluidifier les usages quotidiens des métiers et anticiper les versements vers un SAE. 

En termes de mise en œuvre, le recours à Alfresco, au regard d’autres GED, facilite la mise en place du dialogue avec les applications métier d’origine. Par ailleurs, lorsque les connecteurs sont inexistants ou défaillants, nous savons avoir recours à la technologie RPA (Robotic Process Automation).

C’est avec intérêt que nous interviendrons pour des projets de collecte de corpus encore peu archivés à l’heure actuelle. Le tableau ci-dessous rappelle les principaux jalons de l’appel à projet. Les paragraphes suivants s’attardent plus concrètement sur les projets possibles et leurs modalités de financement.

Dépôt des dossiers Réponse Utilisation du financement
15 novembre 2021 Janvier 2022

Dans les meilleurs délais dans le cadre de la réalisation du projet. Un bilan est à transmettre auprès du SIAF et de la DRAC au plus tard au cours du 2e semestre 2023.

Trois grands axes portés par l’appel à projet

Traitement de données et documents à archiver Mise en œuvre d’un SAE définitif Déploiement de la solution logicielle Vitam
Mise en œuvre de procédures, de traitements, de développements ou d’études pour l’archivage de données à forte valeur patrimoniale ou juridique, ayant une DUA longue, qu’il s’agisse de données structurées ou non et quel que soit leur format. Expérimentation ou mise en production d’un système permettant d’assurer la conservation, la gestion, la pérennisation, l’intégrité et l’accès à long terme aux archives numériques. Expérimentation ou mise en production de la solution logicielle Vitam pour l’archivage de données à forte valeur patrimoniale ou juridique.
Participation au développement mutualisé d’interfaces frontales pour l’utilisation du logiciel Vitam, avec les membres du club utilisateurs et de la Maintenance et Amélioration Continue (MAC) Vitam.
Travaux relatifs à la mise en œuvre fonctionnelle du logiciel.

Domaines projets

Volet Exemples Projet possible avec Atol CD Axe(s) suivi(s)
Préparation de données en vue de leur archivage :

Reprise de données, 
Export de leur système de production, 
Préparation des paquets, 
Génération de profils d’archivage SEDA…

 Centralisation dans la GED Alfresco de corpus issus d’applications métiers variées pour constituer un point unique de versement vers le SAE.  
Enrichissement de données au sein de la GED Alfresco en vue de constituer un bordereau SEDA en adéquation aux référentiels et aux profils utilisés par les archivistes.    
Préparation des paquets à archiver (extraction des données, documents et métadonnées).  
Acquisition et intégration d’un SAE avec :

les systèmes d’information archivistiques existants, 
les applications métier,
les solutions de stockage.

Versement dans un SAE depuis la GED Alfresco :
d’un corpus consolidé,
de manière automatisée.

   
Développements d’interfaces permettant le dialogue entre la GED Alfresco et Vitam.  

Pour les autres domaines, nous vous orienterons vers des confrères plus à même de vous accompagner que nous, notamment :

  • Réalisation d’études (assistance à maîtrise d’ouvrage), 
  • Mise en place d’une politique de pérennisation des archives numériques (référentiels, outils, migrations).

Conditions générales de candidature

Volet Conditions
Périmètre des financements proposés Le montant de la subvention pourra atteindre jusqu’à 30% du montant total subventionnable du projet (TTC) Un bonus pourra être accordé aux candidats intégrant les critères de bonification (la mutualisation ou la reconnaissance comme projet pilote pour le réseau des Archives de France).
La subvention ANET est cumulable avec d’autres subventions (subvention France Relance, fonds FEDER, etc.).

La subvention peut couvrir différentes phases d’un projet d’archivage numérique et concerner tant des dépenses de fonctionnement que d’investissement.
Les crédits ne doivent pas encore avoir été engagés et/ou versés.

Sont exclus du dispositif les coûts :
d’abonnement à un service d’archivage numérique, 
d’acquisition de licences pour des logiciels, 
de ressources humaines, 
de maintenance et de formation, 
d’achat d’infrastructures et de GED
Equipe projet Projet porté conjointement par les Archives et la DSI.
Projet qui s’appuie sur des compétences professionnelles en matière de gestion de l’information et d’archivage nécessaires pour mener un projet d’archivage numérique. (internes ou externes à la structure).
Contrôle scientifique et technique (CST) Le projet doit impérativement obtenir l’avis des Archives départementales si elles exercent le CST pour la structure candidate.
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