Les projets GED / ECM nécessitent une phase de conception fonctionnelle, plus ou moins précise selon les cas. Chez AtolCD, nous sommes souvent amenés à accompagner nos clients lors de cette phase d’analyse.

Même si chaque projet est unique, il est possible d’appliquer une recette de base pour analyser les points essentiels à extraire de cette phase de conception fonctionnelle.

Voici la recette que j’applique lorsque que je dois concevoir une application de GED pour un de nos clients (liste non exhaustive, qui évolue selon les projets 🙂 )

1) Pourquoi et pour qui ? Contextualiser le projet

• Prendre connaissance du contexte du projet, de ses objectifs, ses enjeux
• Se faire expliquer le métier concerné (de préférence par les utilisateurs qui le pratiquent tous les jours). C’est toujours plus facile quand on parle le même langage sur ses interlocuteurs.
• Connaître les utilisateurs finaux et anticiper le rapport qu’ils pourront avoir avec l’application : pour quel usage vont-ils l’utiliser ? A quelle fréquence ? Quel est leur rapport à l’outil informatique ? Etc.

2) Un projet de GED, mais avec quels documents ?

Inventorier et analyser les documents et contenus à gérer : typologie, logique de flux ou de stock (ou les deux), origine, format, etc.

3) Comment décrire ces documents ?

Identifier les métadonnées à appliquer aux contenus : lesquelles, leur format, leur utilité, leur mode d’alimentation, etc.

4) Comment ranger les documents ?

Déposer tous les contenus en vrac dans un espace de stockage est rarement une bonne solution pour pouvoir les exploiter efficacement ensuite (voir pouvoir les exploiter tout court).

Réfléchir au plan de classement, aux modes d’accès, à la présentation des documents, aux outils de recherche, etc.

5) Qui a le droit de faire quoi ?

La question des droits d’accès et des permissions est souvent très importante pour garantir une bonne confidentialité et un usage adapté des contenus.

6) Comment travailler avec les documents ?

Processus métiers, workflows, actions spécifiques, règles de gestions, automatisation, etc.

En fonction des usages autour des documents, il s’agit de proposer des fonctionnalités pour que l’outil permette aux utilisateurs de travailler de façon efficace et de leur apporter de la valeur ajoutée par rapport à leur fonctionnement précédent.

A nous de poser les bonnes questions et de guider la réflexion qui permettront d’obtenir les réponses nécessaires pour le développement et la mise en oeuvre.

Charge à nous aussi de choisir la meilleure approche selon les projets et les clients. En fonction des contextes, tous les points ci-dessus ne sont pas à approfondir de la même manière, ni à aborder dans le même ordre.