La dématérialisation : un enjeu capital

Les collectivités locales sont désormais confrontées à une problématique de dématérialisation liée en partie à des contraintes budgétaires mais aussi à un contexte règlementaire de plus en plus incitatif :

  • La dématérialisation des pièces justificatives rattachées à des flux comptables au 1er janvier 2019 (article 108 de la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République)
  • La dématérialisation des procédures de marchés publics et de déploiement d’une démarche d’open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions le 1er octobre 2018 au plus tard (Décret du 27 avril 2017 de la direction des affaires juridiques du ministère de l’économie)
  • La mise en œuvre du Portail Chorus pour la réception des factures fournisseurs progressivement de 2017 à 2020 en fonction de la taille de l’entreprise partenaires et l’échange intra-sphère publique dès le 1er janvier 2017

Impacts sur les outils de gestion financière

Les outils de gestion financière sont donc également contraints d’adapter leur fonctionnement pour permettre à leurs utilisateurs :

  • De gérer des pièces justificatives dématérialisées pour instruire leur liquidation >> Lien avec une GED
  • De rattacher puis de transmettre ces documents aux comptables publics >> Simplification maximale des actions par une automatisation des procédures
  • De proposer des circuits de validation basés sur ces documents numériques >> Modélisation et généralisation des workflows documentaires dématérialisés
  • D’interagir avec des outils transverses >> Dépôt dans un parapheur électronique par exemple

Interopérabilité avec l’outil de gestion financière – exemple de Grand Angle de CGI

Le logiciel Grand Angle de CGI met à disposition des fonctionnalités permettant une bonne interopérabilité entre les différents outils transverses présents dans le SI de la collectivité

Un connecteur CGI GDA / ALFRESCO basé sur le protocole CMIS avec :

  • La transmission de métadonnées contextuelles sur chaque document
  • Un typage de la nature des documents ou type de PJ
  • Une conservation des Id GED permettant un suivi du document quel que soit le plan de classement mis en œuvre.

De nombreux Webservices permettant :

  • La création/modification d’objet dans GDA (Tiers, Marchés, Factures,…)
  • La création et le rattachement de document aux différents objets
  • L’export de données liés aux différents objets.

ATOL CD a pu agrémenter les informations fournies par GDA pour :

  1. Afficher les métadonnées dans un aspect GDA étendu

Les métadonnées affichées dans l’aspect standard GDA sont complétées du contexte d’utilisation dans GDA

2. Classer les documents dans le SAS GDA  

Le dépôt des documents rattachés dans Grand Angle est réalisé dans un SAS unique sans imposer de plan de classement.

Les modules GDA/ATOL CD embarquent un script permettant un classement automatique des documents basé sur la métadonnées « date » dans une arborescence « année/mois/jour » à l’intérieur du sas GDA.

Grand-Angle gardant une référence sur le nœud Alfresco de chaque document, les déplacements n’ont pas d’impact particulier.

3. Simplification des règles d’exploitation

  • La validation de la cohérence des données entre l’outil financier et l’outil GES est assurée par :
  • La génération d’un listing XML comprenant l’ensemble des documents liés à GDA stockés dans Alfresco.
  • La génération d’un listing XML équivalent côté Grand-Angle
  • Le lancement d’un script fourni par CGI générant un rapport des différences.
  • Des actions sont alors mises en œuvre selon les cas rencontrés

Dans le cas de la recopie des données de deux environnements différents (Ex : Prod –> Qualif) des traitements permettent :

  • Lister les documents GDA locaux
  • Lister les documents GDA distants
  • Calculer les différences entre les deux Alfresco
  • Mettre à jour l’Alfresco distant en fonction des différences observées

4. Utilisation des Webservices

L’outil de gestion financière GDA met à disposition un grand nombre de Webservices permettant d’interagir à de nombreuses étapes du cycle d’instruction et d’exécution de la dépense ou de la recette.Ces interactions sont en particulier utilisées avec le module de gestion du service fait ATOL CD.

// Conclusion

L’interopérabilité des différents outils au sein d’un système informatique de gestion global dans la collectivité est essentielle. L’outil de gestion financière ne peut s’affranchir de cette ouverture. Bien entendu, le changement des pratiques et des usages doit être accompagné pour assurer une meilleure transition. La GED ALFRESCO et les modules ATOL CD sont les partenaires incontournables pour réussir ce projet.