Lorsque l’on pense administration numérique, des obligations légales et des échéances spécifiques à chaque thème sont à prendre en compte. Parallèlement, des textes fondamentaux et transversaux s’imposent. Ce billet en détaillera trois individuellement et dans les articulations qu’ils ont entre eux. Ils vous permettront de commencer à concevoir vos projets de dématérialisation.

La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

La dernière modification est assez récente avec la Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle.

La Loi du 17 juillet 1978 codifié à l’article L. 300-1 du code des relations entre le public et l’administration

La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques a été codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration, entré en vigueur le 1er janvier 2016. La dernière version consolidée date du 24 novembre 2016.

Le Code du patrimoine

L’archivage est une obligation légale. Elle se rapporte à la gestion et à la conservation pendant toute la durée d’utilité administrative des archives courantes et intermédiaires et leur versement régulier auprès des archives nationales ou départementales. L’ensemble de ces dispositions et procédures fait l’objet d’un contrôle scientifique et technique de l’État exercé par l’administration des Archives de France.
Article L211-4 : « Les archives publiques sont : Les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission ».
Le Chap. 3, articles L. 213-1 à L. 213-8 fixe le régime de communicabilité. Les documents administratifs librement communicables avant leur transfert aux archives restent communicables sans restriction après leur versement. Les documents qui comportent des intérêts ou des secrets protégés deviennent communicables passés certains délais qui s’échelonnent de 25 à 100 ans selon la nature de ces intérêts.

La première loi concerne la collecte et la réutilisation des données à caractère personnel et plus largement le respect de la vie privée. Le sujet se révèle récurrent dans les projets de dématérialisation puisque de nombreuses applications hébergent des données à caractère personnel. La faiblesse des fonctionnalités de recherche permettant une identification rapide des types de données et des populations concernées comme l’absence de mécanismes systématiques de purges automatisées créent une situation de tension documentaire.

La seconde loi s’intéresse au droit à l’information des citoyens, exercé notamment par l’accès aux documents administratifs. Au sens de l’article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sont des documents administratifs « les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions ». Là encore, on se rend compte que c’est l’identification rapide des typologies de documents et des dispositions associées qui va devenir un des enjeux fondamentaux autour des applications métier. La notion de communicabilité reste souvent peu ou pas maîtrisée, notamment parce qu’elle est attachée aux documents et pas aux applications. Ces dernières restent en effet pour la plupart, destinées à un public et à des usages internes à une administration.

Concernant enfin le code du Patrimoine, différents niveaux de responsabilité sont définis en fonction de trois temps d’archivage : courant, intermédiaire, définitif. Un producteur d’archives publiques est responsable de l’archivage courant et intermédiaire des documents et données qu’il produit ou reçoit dans le cadre de son activité. La durée cumulée de l’archivage courant et intermédiaire est appelée « durée d’utilité administrative » (DUA). A l’issue de cette DUA, les documents peuvent être éliminés, triés ou envoyés dans un service d’archives définitives (Archives nationales pour l’administration centrale et Archives départementales pour les services déconcentrés). La communicabilité dans le cadre des archives patrimoniales répond à des règles spécifiques.

Si l’on réunit maintenant les trois textes dans notre réflexion, il apparaît que la difficulté principale va se concentrer autour de la gestion des exceptions. Le législateur en a en effet déterminé, en rapport notamment avec les informations portant atteinte à la vie privée, ou au secret médical. Ceci est sans compter le secret des affaires qui n’entre pas dans le champ des données à caractère personnel mais reste néanmoins présent dans celui de la communicabilité des documents administratifs. Les archives patrimoniales ont quant à elles leurs propres critères de définition de la communicabilité.

Pour chaque projet deux chantiers majeurs sont donc à prévoir, l’idéal étant peut-être de les envisager comme structurants :

  • Mener un travail d’identification au sein des données ou des documents hébergés dans les applications pour distinguer : les contenus à supprimer régulièrement, les contenus communicables, les contenus relevant du champ patrimonial.
  • Organiser et anticiper les moyens techniques de mise en œuvre des purges et de la communicabilité. Il faudra ici garder à l’esprit que certains contenus concernés par les purges ne doivent être qu’isolés et non pas supprimés car relevant du champ patrimonial. De même, certains documents ne seront communicables immédiatement qu’à la condition que certaines mentions aient été préalablement disjointes ou occultées. Ces dernières redeviennent visibles dans le cadre de la communicabilité patrimoniale, après expiration d’un certain délai.