Lors des ateliers avec nos clients, le besoin d’archivage électronique est longtemps arrivé accompagné des épithètes : légal ou probant et associé à la notion de valeur : “Je veux mettre en place un archivage légal” ou “Je veux faire de l’archivage à valeur probante”. Dans cette optique, on nous exprimait un besoin d’archiver, à la pièce, un document (et ses éventuelles annexes) le plus rapidement possible, juste après sa production numérique et/ou sa signature (elle-même pas toujours dématérialisée). L’archivage était ici davantage porté par une démarche de gestion des risques qui exclut parfois toute approche patrimoniale. On reste dans le périmètre de l’archivage intermédiaire : on conserve un document pendant toute sa DUA (durée d’utilité administrative) pour un éventuel usage en cas de contentieux. Les archivistes n’étaient d’ailleurs pas toujours associés à cette démarche notamment (même pour les acteurs du public), car il est possible de l’externaliser auprès d’un tiers-archiveur. Techniquement, il est toutefois bien nécessaire de disposer d’un système d’archivage électronique (SAE au sens de la norme NFZ 42 013) ou d’un composant coffre-fort numérique (CCFN au sens de la norme NFZ 42 020). 

# Point de terminologie

Un archivage est légal s’il respecte les obligations imposées par la loi. Ces dernières incluent donc aussi celles de nature patrimoniale. 

Est probant ce qui prouve effectivement. En cas de contentieux, tout élément de preuve est laissé à la libre appréciation des juges. La recevabilité d’un moyen de preuve ne doit donc pas être confondue avec sa force probante. 

Ainsi, nous préférons parler d’archivage à vocation probatoire : c’est-à-dire qui est conçu de manière à pouvoir apporter des preuves. 

Et si on parlait de confiance autour de l’archivage ?

Nous incitons donc nos clients à avoir une approche de la dématérialisation qui se positionne en confiance, dans un écosystème d’acteurs et d’outils rassemblés autour de la GED d’où partent les versements en archivage avec MoVA.

  • Nous prenons en compte l’ensemble des applications impliquées dans le cycle de vie des documents : de leur création à leur archivage. La vocation probatoire est d’autant plus intéressante qu’elle rassemble un faisceau de preuves de l’authenticité et de la fiabilité du document avant son arrivée dans un SAE.
  • Nous préférons inclure l’ensemble des acteurs amenés à traiter ou à effectuer des recommandations relatives aux contenus numériques d’un processus donné (directions métiers, service qualité, service juridique, DSI, RSSI, DPD, PRADA, Archivistes…). Si les contenus relèvent aussi de l’archivage patrimonial à l’issue de leur DUA, nous recommandons d’associer le plus en amont possible les archivistes pour éviter les reprises de fonds a posteriori pour venir enrichir les métadonnées.

Ce billet est le premier d’une série. Nous mettrons en lumière quelques-unes des facettes de l’archivage électronique qui sont à l’origine du positionnement que nous avons adopté. Plusieurs articles sont à venir sur ce blog : 

  • Episode 1 – Archivage électronique : gestion des risques et gestion en confiance
  • Épisode 2 – La préparation des contenus en amont des versements
  • Episode 3 – 2021 : le moment MoVA ?
  • Episode 4 – Quel est le bon moment pour archiver ?
  • Episode 5 – The less is the more
  • Episode 6 – SEDA c’est plus fort que toi

En tout cas, une chose est certaine, avec MoVA en 2021, vous allez enfin verser !