En matière de dématérialisation des Actes, une GED se révèle un atout certain. Atol CD a accompagné de nombreux clients dans ces démarches avec Alfresco. L’occasion de vous faire part de retours d’expériences.

Quels actes ?

Le fonctionnement des collectivités est en France marqué et rythmé par la publication d’actes administratifs. Ces documents juridiques produits dans le cadre de l’administration ont un but d’intérêt général. Chaque année, ils sont aussi nombreux que variés à l’échelle d’une même collectivité. Les projets de dématérialisation ont donc commencé il y a plusieurs années, en lien avec la généralisation des certificats électroniques.

Le Code des Collectivités territoriales dresse la liste des actes. On retrouve notamment :

  •  Les délibérations,
  • Les décisions réglementaires et individuelles,
  • Les actes à caractère réglementaire,
  • Les actes budgétaires,
  • Les conventions relatives aux emprunts, aux marchés et aux accords-cadres,
  • Les décisions individuelles,
  • Les ordres de réquisitions du comptable…

Certains actes sont soumis au contrôle de légalité. Ce contrôle de l’État vient ajouter des étapes supplémentaires au cycle de vie et introduit également des applications spécifiques : @CTE pour la transmission en préfecture notamment.

Dans cet article, nous nous intéresserons à trois types de contenus qui nous semblent représentatifs des projets qu’il est possible de conduire avec une GED :
– Les délibérations,
– Les arrêtés individuels RH,
– Les marchés publics.

Les principales étapes du cycle de vie des actes

Où positionner la GED dans le circuit de dématérialisation des actes ?

La GED vient en complément (plus rarement en substitution) d’une application métier permettant d’élaborer les actes. Elle fait donc le lien entre cette dernière, d’autres applications transversales : parapheur électronique, tiers de télétransmission et l’application de destination finale pour certaines : le SAE.

La GED va permettre de sauvegarder de manière centralisée, les pièces d’un processus métier avec l’ensemble des métadonnées cumulées au cours de son cycle de vie :

  • Elle donne un accès plus large qu’une application métier pour des actes devant être partagés comme les délibérations. Dans le même temps, elle permet une gestion des droits avancée pour les contenus confidentiels comme les arrêtés individuels RH.
  • Les fonctionnalités de recherche facilitent l’accès aux documents dans le temps.
  • Elle rend possible la réutilisation des actes dans d’autres processus métier (pièce-justificative du PESV2 par exemple, voir notre vidéo Gérez les pièces jointes liées au protocole PESV2 avec Alfresco ),
  • Elle simplifie la constitution du paquet de pièces à transmettre en préfecture dans le cadre du contrôle de légalité des marchés publics.
  • Son entrepôt de contenus peut être consulté par d’autres applications ce qui ouvre la voie à des publications sur un site internet (Délibérations) ou un portail agent (Arrêtés individuels RH).
  • Elle constitue un espace de pré-archivage centralisé et performant à même de préparer les versements dans un SAE.

Au-delà de ces considérations générales, le cycle de vie de chaque acte mérite d’être décrit plus en détails pour comprendre les atouts d’une GED dans ces cas plus spécifiques. Ce sera chose faite à travers de prochains billets sur le blog. Ils s’attarderont davantage sur les aspects fonctionnels et la gestion du changement.

Principaux textes et documents de référence

Voir aussi notre article : Gestion du cycle de vie et de l’accès aux documents : 3 textes de référence pour tous vos projets de dématérialisation

Dématérialisation des actes et du contrôle de légalité

Code général des collectivités territoriales
Loi Loi n° 79-587 du 11 juillet 1979 relative à la motivation des actes administratifs et à l’amélioration des relations entre l’administration et le public
Loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales.
Décret Décret n° 2010-112 du 2 février 2010 pris pour l’application des articles 9, 10 et 12 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives

Entrée en vigueur du référentiel général de sécurité (RGS)

Arrêtés Arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs
Arrêté du 13 octobre 2011 modifiant l’arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs
Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique
Ordonnance Ordonnance n°  2009 – 1401  du  17  novembre  2009  portant  simplification  de  l’exercice  du contrôle de légalité
Circulaires Circulaire IOCB1030371C du 13 décembre 2010. Ministère de l’Intérieur. Simplification de l’exercice du contrôle de légalité. Réduction du champ des actes non soumis à l’obligation de transmission au représentant de l’Etat dans le département.
Circulaire 2010-436 CP/FM du 26 Janvier 2010. Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Var. Ordonnance n° 2009-1401 du 17 Novembre 2009 portant simplification du contrôle de légalité. Nouvelles dispositions.
Note Note d’information DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014. Ce texte fait suite à l’Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique

Le choix d’un opérateur de transmission (OdT) pour le raccordement à @ctes doit être effectué au sein de la liste des prestataires homologués (la dernière version date du 29 novembre 2016).

Une convention-type entre une collectivité et une préfecture est mise à la disposition des acteurs (version du 13 juin 2016). Ses éléments constitutifs font aussi l’objet d’une note.

Données à caractère personnel

Loi Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

Elle est notamment impactée par la Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle.

Ouverture des données

Code des relations entre le public et l’administration
Autorités concernées Article L311-1

« Sous réserve des dispositions des articles L. 311-5 et L. 311-6, les administrations mentionnées à l’article L. 300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre ».

Documents concernés Article L300-2

« Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». […]

Restrictions Article L311-6

« Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs :

 

1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle, lequel comprend le secret des procédés, des informations économiques et financières et des stratégies commerciales ou industrielles et est apprécié en tenant compte, le cas échéant, du fait que la mission de service public de l’administration mentionnée au premier alinéa de l’article L. 300-2 est soumise à la concurrence ;

 

2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;

 

3° Faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

 

Les informations à caractère médical sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique ».

Archivage patrimonial

Code du patrimoine Article L211-4 : « Les archives publiques sont : Les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission ».

Le Chap. 3, articles L. 213-1 à L. 213-8 fixe le régime de communication.