Etat des lieux après plus d’une décennie de dématérialisation

Un certain nombre d’obligations légales sont venues cadencer depuis plusieurs années les feuilles de route dématérialisation de bien des acteurs. Les sujets liés aux finances et à la commande publique ont donc représenté une part non négligeable des projets que nous avons pu mener avec nos clients. La gestion des actes réglementaires (et dans une moindre mesure des actes budgétaires) se positionne ensuite. L’intégration de tiers de télétransmission et de parapheurs électroniques ont souvent été des compléments transversaux à toutes ces démarches. On citera enfin la dématérialisation du courrier qui est généralement apparue comme un besoin :

  • Structurel : communication entre différents sites, réorganisation
  • Conjoncturel : déménagement, arrivée d’un nouvel élu, reprise de fonds…

On notera qu’il reste parfois encore du chemin jusqu’aux processus 100% dématérialisés. 

  • Seule une partie du processus fait l’objet d’une obligation de dématérialisation (cas de la commande publique),
  • La dématérialisation concerne une partie d’un fond composé de plusieurs processus (exemple du dossier individuel de l’agent  : DIA),
  • On rematérialise des documents pour les signer (cas de certains actes) ou inversement, seuls les documents signés sont produits électroniquement…

Morcellement des corpus lors de l’archivage

Lorsqu’il en va de l’archivage électronique qui arrive à la fin du cycle de vie d’un processus, les initiatives ont dû s’adapter mais ont aussi parfois contribué au morcellement des corpus.

Le DIA est un bon exemple de corpus mixte que l’on retrouvera archivé de manière éclatée, éventuellement avec le concours de tiers archiveurs.

Dans d’autres cas, ce n’est pas la diversité des supports qui est à l’origine du morcellement mais la pratique de traiter certains flux applicatifs ex-nihilo. Leur archivage présente souvent plus de facilité dans la mesure où ils sont normalisés. Par ailleurs, certaines applications proposent la génération automatique d’un bordereau SEDA. Malheureusement, les documents ici traités ne sont bien souvent pas les uniques composantes d’un processus métier. Les archiver seuls entraîne une perte de cohérence d’ensemble au regard des autres pièces qui devront être versées à part. Et lorsque l’archivage de ces dernières est facultatif ou devient trop compliqué à réaliser du fait de leur éparpillement, il n’est pas ou mal réalisé via le versement de vracs documentaires peu décrits.

Cette problématique est identifiée depuis longtemps et a notamment été bien explicitée il y a déjà plus de 6 ans par Lydiane Gueit-Montchal, directrice des Archives départementales de l’Indre-et-Loire dans un billet du blog Modernisation et archives : “Archiver Actes ou archiver des actes”. Elle y évoque un des projets les plus fréquemment mis en œuvre au sein des collectivités : l’archivage des flux sortant du contrôle de légalité réalisé par les Préfectures. “Les flux dématérialisés Actes [NDLR Atol CD : @ctes] sont des processus bien identifiés, homogènes, dans un dispositif encadré réglementairement et maîtrisé techniquement. C’est pourquoi il est d’usage aujourd’hui de mettre en œuvre l’archivage des documents en sortie de ce dispositif [NDLR Atol CD : via le tiers de télétransmission]. Mais si l’on considère ces données du point de vue de l’action administrative qu’elles représentent, il me semble que cette pratique introduit une confusion gênante sur la nature de ce qui est conservé”. Et d’ajouter : “Il n’y a donc pas d’intérêt juridique ou historique à archiver « Actes » [NDLR Atol CD : @ctes] de manière pérenne. En revanche, il est fondamental de conserver les actes réglementaires produits par la collectivité, qui sont le fondement de leur organisation et leur procédé d’administration. Outre l’intérêt particulier de chacun d’entre eux, ils prennent sens dans leur ensemble, comme reflet d’une séance de conseil municipal ou d’une assemblée délibérante, lors de laquelle ces décisions ont été entérinées parmi d’autres débats, n’ayant parfois pas donné lieu à des décisions”.

Plus récemment, au cours du mois d’avril 2020, Mintika a proposé trois séances d’introduction découverte en ligne sur la préparation des versements de flux automatisés. Dans les résultats de leurs travaux, partagés sur leur blog, ils reviennent notamment sur l’importance de la modélisation complète du processus métier pour permettre d’effectuer les bons choix d’archivage. Ils indiquent notamment que : “l’archivage des délibérations ne peut se résumer à l’archivage du flux @ctes (dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de légalité) sans omettre une partie importante du fonds documentaire”.

Logique de flux applicatif et logique de flux processus

Nous nous trouvons donc face à deux approches : 

– Flux applicatif : verser tous les documents issus d’une même application de manière continue ou régulière dans un SAE, sans prise en compte des autres pièces de l’ensemble intellectuel de référence ; par exemple :

  • Tiers de télétransmission vers SAE (@ctes, PESV2),
  • Arrêtés RH,
  • Documents signés (parapheur),
  • Capture fiable de courrier…

– Flux Processus : verser un ensemble intellectuel cohérent composé de tous les documents d’un processus relevant de l’archivage ; par exemple :

  • Commande publique (avec des contenus issus d’un profil d’acheteur, d’un parapheur, d’une application de gestion des marchés publics, de la gestion financière, d’une suite bureautique…),
  • DIA, 
  • Application du droit des sols (dont la dématérialisation concerne la réception des demandes ainsi que leur instruction)…

Pour apprivoiser les deux approches, nous les comparerons au regard de quelques critères déterminants. Il est à noter que le contexte d’archivage n’est pas à négliger. Les avantages et les lacunes ne sont pas forcément les mêmes pour l’archivage intermédiaire et pour l’archivage patrimonial.

Flux applicatif

  Avantages Lacunes
Mise en œuvre

Simplicité de mise en œuvre pour certains flux applicatifs qui disposent d’un connecteur SAE et constituent automatiquement le SIP (Submission Information Package. Il s’agit des paquets préparés par les producteurs à destination du SAE).

Approche plus rapide aussi pour certaines démarches comme la capture fiable qui imposent l’archivage des contenus pour procéder à la destruction du papier.

Autant d’envois aux SAE que de flux applicatifs. 

Toutes les applications ne proposent pas de connecteur SAE ce qui peut compliquer les travaux d’archivage patrimonial.

Multiplication des SIP et surcharge potentielle des journaux d’entrée au sein du SAE.
Objets versés Standardisation des objets versés d’un point de vue des documents comme des métadonnées, plus particulièrement pour les flux issus d’un tiers de télétransmission. Pas d’inclusion des contenus disséminés qui viennent potentiellement alimenter les volumes de vrac documentaire. Morcellement des fonds (moins problématique pour l’archivage intermédiaire de courte durée).
Métadonnées Données structurées et relativement normalisées. Pas/peu de modification des données avant le versement. Or les métadonnées et la structuration des contenus utilisés par les métiers ne sont pas forcément satisfaisantes et suffisantes pour l’archivage.
Accès aux contenus après archivage – 

Difficultés à reconstituer des ensembles intellectuels cohérents pour les DIP (Dissémination Information Package. Il s’agit des paquets communiqués ou transformés par le SAE à partir d’un ou plusieurs AIP).

Davantage d’opérations manuelles lors des demandes de communication.

Flux processus

  Avantages Lacunes
Mise en œuvre

Envoi au SAE depuis une seule application au sein de laquelle sont rassemblés tous les contenus.

Rationalisation du nombre de SIP entrants dans le SAE.

 Rassembler en amont tous les contenus dans une seule application.
Objets versés Définition personnalisée des objets archivistiques. Travaux de conception/réalisation pour constituer les SIP.
Métadonnées Adaptées aux besoins de l’archivage. Nécessitent quelques ateliers/travaux de définition pour être implémentées dans l’application source.
Accès aux contenus après archivage

Possibilité de conserver une copie de certains contenus en GED pendant un temps donné pour éviter de trop solliciter les archivistes avec des demandes de communication.

Facilité à constituer des DIP.

 –

La GED : centralisation des flux pour préparer des fonds

L’accompagnement de nos clients en matière d’archivage se concentre à deux niveaux : la préparation des contenus à verser et le suivi des échanges avec le SAE. S’appuyer sur une GED ouvre la possibilité de constituer des dossiers d’affaires complets et riches. Les sollicitations du SAE et des archivistes sont rationalisées. L’usage d’Alfresco en particulier présente à nos yeux plusieurs avantages, pour des acteurs variés : 

  • La consolidation des corpus avant leur versement dans un SAE donne la possibilité aux archivistes de disposer d’objets dont la structure et la richesse de description répondent à leurs besoins de conservation à long terme. 
  • Pour les métiers, ces opérations permettent aussi de disposer de fonds de référence centralisés et unifiés. Leur disponibilité directe en GED (étendue pour une période donnée à l’issue de l’archivage) facilite le travail quotidien des agents.
  • Au niveau de la DSI enfin, s’appuyer sur Alfresco offre la garantie d’un socle technique solide et adapté pour agréger et enrichir des contenus issus de divers flux applicatifs.
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