La dématérialisation des flux comptables, avec la mise en oeuvre du protocole PESv2 en janvier 2016, s’est accompagnée de la dématérialisation progressive des pièces justificatives accompagnant ces flux et des processus de traitement de ces pièces (bon de commande, pièces de marché, factures…).

Une même pièce peut être utilisée dans différents contextes, en fonction de l’utilisateur, du processus concerné et de son état d’avancement…

Par exemple, un bon de commande peut être d’abord utilisé par le service en charge de l’exécution de la prestation. Il devient ensuite une pièce à joindre à la facture pour justifier le paiement et concerne plutôt les agents en charge du suivi du paiement.

Chacun de ces contexte dispose de ses propres caractéristiques :

• utilisateurs différents,
• logiques de classement particulières,
• droits d’accès différents,
• fonctionnalités adaptées en fonction des contextes.

Il est peu intéressant de dupliquer les documents ou d’imposer un contexte d’utilisation à tous les autres acteurs. Par exemple, le plan de classement du service financier peut être peu parlant au service qui s’occupe de l’exécution de la commande, et inversement.

La cohabitation de plusieurs usages différents pour un même document

L’un des intérêt d’une GED transverse est de pouvoir faire cohabiter les différentes utilisations d’un même document en fonction de leurs contextes d’utilisation.

Plus besoin de dupliquer les documents. Et il est possible de proposer des visions et des outils adaptés à chaque contexte d’utilisation. Il est tout à fait possible de stocker un même document dans deux espaces différents de la GED : les documents concernant le suivi d’exécution (bon de commande, bon de livraison, bon d’intervention…) peuvent être stockés dans un site de la GED et les documents de suivi budgétaire (factures principalement) dans un autre.

La relation entre les documents se fait grâce à leurs métadonnées qui sont issues d’un référentiel commun.

Pour une prestation donnée, le bon de commande et la facture portent des métadonnées communes : informations de l’engagement comptable, informations sur le fournisseur, voire informations sur le marché. Ces métadonnées permettent de faire des rapprochements automatiques entre une facture et le bon de commande concerné. Il est possible de faire une recherche via un numéro d’engagement comptable et de remonter tous les documents liés à cet engagement.

Lors du traitement d’une facture, le système peut aussi suggérer une liste de documents qui portent les mêmes métadonnées, afin que l’utilisateur soit en mesure d’identifier plus facilement les pièces justificatives qui sont à joindre à la facture.

En terme de consultation, les documents liés permettent de visualiser facilement les documents en relations les uns aux autres, même s’ils sont stockés dans deux espaces différents de la GED.

Des précautions à prendre en terme de conception

Il n’est pas obligatoire de mettre en oeuvre la dématérialisation de toutes les pièces comptables ou de tous leurs processus en même temps. Il est possible de procéder par phase ou avec des périmètres restreints dans un premier temps. Il faut néanmoins garder à l’esprit cette notion de transversalité et que ces documents seront liés au final.

La conception du modèle de données doit particulièrement être réfléchie en ce sens. Il faut dès le départ déterminer les données qui pourront être utilisées pour relier entre eux plusieurs documents.

Il faut aussi vérifier que les différents usages sont bien compatibles entre eux. Les droits d’accès doivent être particulièrement réfléchis.

Chez Atol CD, nous réfléchissons nos modules en ce sens. Nous disposons de modules métiers ou fonctionnalités qui permettent d’outiller toutes la dématérialisation des pièces comptables, depuis l’étape de passation des marchés jusqu’à l’étape du service fait de la facture, en passant par la validation des bons de commande. Même si ces modules sont indépendants, puisque correspondant à des usages différents, ils peuvent être mis ensemble pour former une seule chaîne de dématérialisation comptable et surtout, les documents peuvent passer de l’un à l’autre en conservant le même modèle de données. Le référentiel de données est le même pour chaque module.

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